Soluciones: Gestión Documental

Muchos opinan que Gestión del Conocimiento puede ser sintetizado como el pasaje del conocimiento tácito -aquel residente en la cabeza de las personas y por lo tanto difícil de reproducir, compartir y mejorar- a conocimiento explícito sobre el que la organización pueda tener un efectivo dominio.

Desde esta perspectiva, el desafío primario es atender las necesidades relativas a la “captura” del conocimiento en sus fuentes, su organización y preservación. De esto se ocupa la Gestión Documental. NORMA DocManager facilita esta tarea brindando herramientas eficientes para cada instancia.

“Captura” del Conocimiento

La generación de nuevo conocimiento es un hecho esencialmente humano, no sistematizable. Pero una vez generado, ese conocimiento debe ser rápidamente “capturado” a través de su formalización, o si se prefiere, documentación. De lo contrario se corre el riesgo de perderlo y tener que comenzar el ciclo nuevamente ante una necesidad análoga.

La tendencia actual es facilitar este proceso eliminando las intermediaciones entre la generación y la documentación que no generan valor. Para ello, toda vez que sea posible es conveniente delegar la documentación en manos de la misma persona que detenta el conocimiento. Se habla así de “captura en las fuentes”.

NORMA DocManager facilita este proceso, ofreciendo una herramienta de muy fácil instalación y manejo, que minimiza el esfuerzo de capacitación, asegura el transparente acceso a los contenidos desde cualquier lugar vía una Intranet o la Web, estimula la reusabilidad de los mismos evitando reinventar la rueda, y permite utilizar todos los formatos de edición estándares del mercado para adecuarse a necesidades particulares.

Libre elección del formato de edición

Los contenidos documentales pueden responder a las más variadas necesidades, por lo que, obligar a editarlos y preservarlos en un determinado formato, puede resultar excesivamente rígido y atentar contra una adecuada comunicación del conocimiento.

NORMA K-Factor permite preservar los contenidos en de la forma que mejor se adecue a su naturaleza, reconociendo prácticamente todos los formatos estándares del mercado (HTML, MS Office, PDF, etc.), e inclusive multimedia. Algunos de los formatos más usuales, como HTML y MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Visio), pueden editarse dentro de la misma herramienta, lo que agiliza el trabajo.

La libre disponibilidad de estos formatos estándares también ayuda a reducir la resistencia al cambio y el esfuerzo de capacitación.

Múltiples taxonomías

Las taxonomías atienden al ordenamiento jerárquico de los contenidos para facilitar su entendimiento, organización y acceso a los mismos. Las distintas necesidades y los múltiples perfiles de usuarios, hace prácticamente imposible atender los requerimientos desde una única taxonomía.

NORMA K-Factor permite administrar tantas taxonomías como requiera la organización y comunicación de los contenidos que expresan el conocimiento operativo. Los objetos que componen el repositorio pueden ser invocados desde distintos contextos sin perder su identidad. Esta "reusabilidad" virtual se complementa con la disponibilidad de herramientas tales como diagramas jerárquicos, tablas, accesos directos, visiones de procesos, etc.. Así, un mismo contenidos puede ser invocado desde múltiples vistas sin afectar la individualidad ni la integridad del mismo. Los “mapas” automáticos de relaciones que genera la herramienta, permiten saber en cualquier momento cuáles son las invocaciones que se están haciendo a un determinado contenido, y así asegurar que se mantenga la consistencia del repositorio con mínimo esfuerzo.

Importación / Exportación de Contenidos

Otro aspecto que favorece la captura, es la disponibilidad de funciones de importación e importación que hacen transparente la comunicación entre el repositorio y el mundo Windows, ya sea a nivel de documentos aislados o carpetas completas.

La importación de documentos con formato HTML que incluyen hipervínculos a otros contenidos del repositorio y/o imágenes referenciadas, merece un párrafo aparte. NORMA DocManager dispone de facilidades de conversión de esos contenidos, que permiten reexpresar la direcciones Windows o Web (URL) convencionales, al formato de NORMA K-Factor. Este formato tiene la enorme ventaja de ser independiente de los nombres y ubicaciones relativas de los documentos, los que entonces pueden ser renombrados o movidos en cualquier momento sin afectar los vínculos ni las imágenes referenciadas, lo cual resulta imposible en otros sistemas documentales y explica en gran parte por qué no pueden lograr una eficiente gestión de cambios.

Como se describe en Gestión de Cambios, NORMA K-Factor es hoy la única tecnología que puede resolver eficientemente la complejidad que significa mantener el valor del conocimiento en entornos altamente dinámicos como los actuales, con mínimo esfuerzo.