Soluciones: Comunicación

Tan importante como disponer del conocimiento correcto, es hacer que el mismo llegue en tiempo y forma a sus usuarios. Es precisamente el uso que estos hagan en sus decisiones y acciones, lo que transformará en conocimiento lo que hasta ese instante era simple información.

Poner la información correcta, en manos de la gente correcta, en el tiempo y forma en que cada uno la necesita, configura un desafío logístico mucho más complejo que la simple disposición de un portal.

Los “momentos” de la consulta

Las generalizaciones son peligrosas. Hablar de las necesidades del usuario de consulta como un todo, oculta importantes diferencias, tanto en lo que a los perfiles de esos usuarios se refiere, como en los “momentos” de las consultas.

Un “momento” puede ser una situación puntual, donde el usuario debe responder a una necesidad puntual. En este caso el usuario privilegia el acceso más rápido posible a la información requerida, y que la información se exponga del modo más preciso y conciso posible. Todo clic de más, toda respuesta en exceso, será visto como un inconveniente, una demora innecesaria.

Por el contrario, si hablamos del “momento” en que un usuario se hace cargo de una nueva función y necesita entender sus responsabilidades, cómo se desarrollan los procesos a su cargo, cuáles son las normativas a que están sujetas, etc., indudablemente no querrá obtener respuestas puntuales, sino poder contextualizar su consulta con una visión más didáctica para poder ordenar el acceso a la información deseada.

Por el contrario, si hablamos del “momento” en que un usuario se hace cargo de una nueva función y necesita entender sus responsabilidades, cómo se desarrollan los procesos a su cargo, cuáles son las normativas a que están sujetas, etc., indudablemente no querrá obtener respuestas puntuales, sino poder contextualizar su consulta con una visión más didáctica para poder ordenar el acceso a la información deseada.

Múltiples taxonomías

Las taxonomías atienden al ordenamiento jerárquico de los contenidos para facilitar el entendimiento y acceso a los mismos. Los múltiples perfiles y “momentos” de las consultas, hace prácticamente imposible atender a todas las necesidades desde una única taxonomía.

NORMA K-Factor permite recrear tantas taxonomías como requiera la comunicación de los contenidos del repositorio. Para ello dispone de herramientas alternativas, tales como diagramas jerárquicos, tablas, accesos directos, visiones de procesos, etc.. Así, un mismo contenidos puede ser invocado desde múltiples vistas sin afectar la individualidad ni la integridad del mismo. Los “mapas” automáticos de relaciones que genera la herramienta, permite saber en cualquier momento, cuáles son las invocaciones que se están haciendo a un determinado contenido, lo que permite mantener consistente la comunicación con mínimo esfuerzo.

Personalización de la comunicación

La personalización de la comunicación no se agota en disponer de múltiples taxonomías. Es necesaria la concurrencia de distintos recursos, tales como la capacidad de administrar múltiples portales, con igual o diferente diseño, desde un mismo repositorio y esquema de seguridad, y el ocultamiento automático de contenidos, para que cada comunidad de usuarios acceda sólo a la información que le es relevante en la forma en que la requieren. Todos estos recursos están disponibles en NORMA K-Factor, de manera de facilitar una comunicación a la medida de las necesidades de cada organización.

Acceso dinámico a los contenidos

El conocimiento operativo de la organización cambia constantemente. Sin embargo, la mayor parte de los portales internos prestan más atención a lo estético que a esa dinámica de cambio. Así, el proceso de publicar las novedades se hace lento, engorroso y no pocas veces, falible. NORMA K-Factor permite definir la estética del portal libremente, pero además ofrece una característica exclusiva tal como es la publicación dinámica de los cambios aprobados a los contenidos. Una vez definida la estructura del portal, los cambios se van reflejando automáticamente al tiempo en que son aprobados para su publicación, sin requerir intermediaciones de bajo valor agregado.

Navegación y búsquedas

Las relaciones entre contenidos del repositorio son mostradas en el portal como hipervínculos convencionales, y como tales pueden navegarse libremente en cualquier sentido, con la ventaja relevante que supone que esas relaciones se mantendrán actualizadas y consistentes a lo largo del tiempo. Asimismo, los contenidos pueden ser accedidos tanto desde el portal mismo, como desde aplicaciones externas, por ejemplo a modo de extensión de la ayuda en línea de las mismas, lo que hace a una comunicación del conocimiento operativo más transparente y cercana al usuario. Las facilidades de navegación se ven complementadas por potentes herramientas para búsquedas indexadas o de texto completo, que permiten un acceso casi instantáneo a los contenidos deseados. Funcionalidades tales como jerarquización de los resultados en orden a su importancia relativa, descripción breve de los mismos, categorización automática, “mejores apuestas” que orientan al usuario hacia los contenidos sugeridos por los analistas, búsquedas globales o por contexto, múltiples parámetros de búsqueda avanzada, etc., ayudan a brindar mayor precisión y ahorrar esfuerzo de los usuarios.