Soluciones: Modelización de Procesos

Una base de conocimiento operativo no sería tal si no incluyera los procesos que implementan los negocios de la organización. Todos los enfoques modernos coinciden en que el modelo organizacional debe ser definido desde los procesos para poder asegurar que el conocimiento esté totalmente alineado con las estrategias.

NORMA K-Factor no sólo permite incorporar los procesos a la base de conocimiento como parte de la gestión documental, sino que además incluye poderosas herramientas de modelización que facilitan y estimulan la mejora continua de los mismos, así como su total integración con la estructura de organización y el conocimiento normativo.

Procesos / Estructura / Conocimiento Documental

Las organizaciones enfrentan una gran dificultad para lograr un adecuado dominio de su modelo de gestiónde, que en gran parte deriva de mantener disperso el conocimiento referido a procesos, organización y normativas que conforman ese modelo. Las más de las veces la dificultad está a su vez originada en restricciones tecnológicas de las herramientas documentales hasta hoy utilizadas a tal fin, que no permiten una adecuada integración de esos conceptos más allá del uso de hipervínculos convencionales, con todas las limitaciones que este recurso tiene a la hora de la gestión de cambios.

La integración Procesos / Estructura / Normativas es imprescindible para que el modelo de gestión de la organización pueda mantenerse “vivo” y brindar soporte a las decisiones del día a día. Pero para que sea útil, esa integración no puede ser el resultado de esfuerzos “ad-hoc” y recurriendo a fuentes aisladas de información, ya que se transformaría en una utopía. Debe estar embebida en la arquitectura de la aplicación de soporte, ser parte de ella desde su concepción. El repositorio de NORMA K-Factor, desarrollado bajo el paradigma Objeto/Relación, permite integrar en forma natural y persistente, diseños de procesos, definiciones de estructura de organización y roles, y conocimiento documental como normativas, formularios, etc., en un único modelo operativo de la organización completo, totalmente transparente y fácilmente mantenible.

Lenguajes gráficos

Frecuentemente se asume que cualquier diagrama constituye un lenguaje gráfico, y no necesariamene es así. Para poder hablar de verdaderos lenguajes gráficos no basta con una representación visual por elaborada que sea. Es necesario que esa representación pueda crearse y actualizarse prácticamente al mismo tiempo que el pensamiento que la genera, de modo que en todo momento la gráfica muestre el estado actual del concepto representado, en modo análogo a como utilizamos el lenguaje oral o escrito.

En la mayoría de las herramientas de graficación de procesos esto no ocurre. Los gráficos están disociados de los conceptos, y son difíciles de modificar, por lo cual es frecuente que se utilicen en contadas ocasiones, las más de las veces sólo para presentaciones formales. Esto representa un alto costo de oportunidad, ya que para fines como la modelización de procesos, los lenguajes gráficos no son sólo una cuestión estética, sino que influyen notoriamente en la calidad del pensamiento creativo y contribuyen a compartir y mejorar el conocimiento haciéndolo más transparente.

NORMA K-Factor incorpora poderosas herramientas de diagramación que permiten implementar plenamente el concepto de lenguaje gráfico, a través de una alta automatización en la generación y modificación de diagramas, y una total integración con los contenidos de los objetos representados, que permite que gráficos y conceptos estén permanentemente sincronizados y consistentes.

Integración de diagramas

Los procesos de una organización son demasiado complejos como para poder representarse en una única dimensión, sin sacrificar las perspectivas necesarias a uno o más grupos de usuarios. Así, si lo que estamos analizando es la arquitectura de un proceso a alto nivel, lo que se requiere es una visión de síntesis sobre cómo se articulan los distintos componentes del mismo. A un nivel menos sintético, la necesidad puede ser analizar el intercambio de flujos de información que se produce en un área o contexto específico, y que permitirán analizar si el balance de información es el necesario y suficiente para implementar el mismo. Y ya a nivel de detalle, podremos necesitar la secuencia y lógica de las acciones que implementan las actividades, así como la invocación a rutinas, normativas, formularios, etc.

Si los diagramas que representan estos distintos niveles no están totalmente integrados entre sí, es prácticamente imposible asegurar la consistencia de los mismos más allá de períodos muy breves, ya que ante cualquier cambio será sumamente costoso analizar y reflejar el impacto del mismo sobre los diagramas relacionados.

NORMA K-Factor ofrece un set de diagramas totalmente integrados entres sí, que permiten ir desagregando los modelos de procesos en distintos niveles de detalle, al tiempo que la herramienta mantiene la integración entre los mismos en forma automática.

Diccionario de Verbos

La rigurosidad de la comunicación y el acceso por excepción a la información, se ven potenciadas en las herramientas de modelización de NORMA K-Factor, al disponer de la posibilidad de implementar un diccionario de verbos a la medida de las necesidades de cada organización. Así, el analista podrá agregar precisión en la definición de las acciones, brindando al usuario final total claridad respecto de la naturaleza y alcance de las mismas, al tiempo que brinda a auditores internos y otro personal especializado, un valioso recurso de acceso por excepción, que les permite, por ejemplo, obtener en forma instantánea un “mapa” de los controles de un proceso; la identificación de acciones comerciales relevantes (por ej.: atención personalizada), el desarrollo de operaciones manuales, etc..