Soluciones: Gestión de Cambios
La gestión de cambios ha sido el talón de Aquiles de los sistemas documentales usados hasta el presente, más preparados para la acumulación que para la modificación constante. El resultado ha sido una crónica desactualización de los contenidos con la consiguiente pérdida de confiabilidad.
El cambio plantea desafíos para los cuales se requieren respuestas específicas. NORMA K-Factor ha sido concebido para atender a la complejidad de la dinámica de cambio de una manera integral, convirtiendo la dificultad en una ventaja competitiva.
- Control automático permanente de las relaciones entre contenidos, que permiten mantener mapas dinámicos de conocimiento que se pueden navegar en cualquier momento y en todo sentido, permitiendo así evaluar el impacto directo e indirecto de cualquier cambio y actuar en consecuencia de inmediato, manteniendo la integridad y consistencia del repositorio con mínimo esfuerzo. Ver imagen...
- Disponibilidad de un ambiente de proyectos que permite aislar los cambios hasta que los mismos son aprobados y publicados.
- Los proyectos permiten gestionar desde contenidos individuales, hasta cambios complejos que afectan a múltiples componentes.
- Cuando un contenido, o relación del mismo, es modificado en un proyecto, automáticamente queda bloqueado para su modificación desde otro proyecto, aún cuando el responsable respectivo detente los permisos necesarios a tal fin, hasta que ese cambio es publicado o desechado. Los contenidos con cambios son vistos desde los restantes proyectos con una señal gráfica que acompaña el respectivo ícono, y en las propiedades del mismo se informa qué proyecto lo tiene capturado. Ver imagen...
- La consulta de proyectos desde el portal permite navegar el estado completo del repositorio tal como quedaría de ser aprobados los cambios, lo que resulta sumamente útil a los fines de simulación, pruebas piloto, y tareas de revisión y aprobación.
- Las aprobaciones también pueden ser hechas indistintamente desde la estación de trabajo o desde el portal, lo que facilita la tarea de los revisores sin perfil de analistas. Ver imagen...
- La cantidad, perfil y secuencia de los cambios necesarios para publicar un proyecto puede definirse libremente.
- Cada modificación o aprobación queda registrada en un archivo de auditoría que se preserva conjuntamente con la versión que genera la publicación de los cambios. La suma de los registros de auditoría brinda una total trazabilidad de todos los cambios del repositorio. Ver imagen...
- Cada publicación de cambios genera automáticamente una versión del repositorio.
- Gracias al total control de contenidos y relaciones, las versiones del repositorio no sólo guardan los contenidos modificados, sino que los integran con los restantes contenidos. Esto posibilita navegar el repositorio completo tal como estaba al momento de generarse la versión, eliminando los riesgos de inconsistencias temporales presentes un muchos sistemas documentales que sólo mantienen la versión de contenidos aislados.