Soluciones: Gestión de Cambios

La gestión de cambios ha sido el talón de Aquiles de los sistemas documentales usados hasta el presente, más preparados para la acumulación que para la modificación constante. El resultado ha sido una crónica desactualización de los contenidos con la consiguiente pérdida de confiabilidad.

El cambio plantea desafíos para los cuales se requieren respuestas específicas. NORMA K-Factor ha sido concebido para atender a la complejidad de la dinámica de cambio de una manera integral, convirtiendo la dificultad en una ventaja competitiva.

Una solución arquitectónica

La complejidad de la gestión de cambios deriva de que el conocimiento operativo de la organización no puede representarse como una “suma” de documentos aislados, sino como la compleja red de interdependencias que se van definiendo entre los contenidos: Una unidad organizacional que es responsable por un determinado proceso, que integra una función de negocios y que se descompone en actividades, que invocan normativas que son impactadas por otras normativas, etc., etc.. Es evidente que efectuar una modificación, por simple que parezca, sin tener control sobre el impacto directo e indirecto de la misma sobre los restantes contenidos, conlleva un alto riesgo de que estemos afectando la consistencia del cuerpo de conocimiento. Y lo peor es que no sabemos cómo ni dónde.

Resolver esta complejidad no es sólo cuestión de agregar una funcionalidad más a un viejo sistema. De ser así, ya todos lo tendrían resuelto. Hace falta un cambio radical de conceptos que impactan sobre la arquitectura de la aplicación. NORMA K-Factor fue concebido y desarrollado sobre el paradigma Objeto / Relación, característica exclusiva que le permite mantener un completo dominio sobre los cambios en los contenidos y sus interdependencias en forma totalmente natural y casi sin esfuerzo, basado en atributos tales como:

• El uso de un único identificador para cada objeto del repositorio, independiente del nombre y ubicación física, que permite mover y renombrar los contenidos sin afectar los vínculos que se hayan definido entre los mismos.
• El tratamiento de los vínculos entre objetos, como un objeto en sí mismo, de manera tal que mantiene memoria permanente de los objetos que vincula y del significado y cardinalidad de esa relación: "Unidad Organizacional X es responsable por Actividad Y / Actividad Y es responsabilidad de Unidad Organizacional X"; "Actividad Y invoca Normativa Z / Normativa Z es invocada por Actividad Y"; etc., etc..
• La gestión de los distintos estados temporales que puede tomar un objeto (con cambios pendientes de aplicación en un proyecto / publicado o vigente / múltiples versiones generadas en cambios pasados), desde una única ocurrencia del mismo y con un único identificador, lo que elimina la necesidad de copias temporales y archivos duplicados, fuente permanente de inconsistencias y conflictos.

Administración de Proyectos

Frente a la necesidad de introducir cambios a los contenidos, la gran mayoría de los sistemas documentales recurre al bloqueo temporal de cada documento modificado (“check-in” / “check-out”), que impide que los mismos puedan ser modificados por otro usuario hasta tanto sean liberados. Este método es adecuado a nivel de contenidos individuales, pero como vimos, raramente el conocimiento operativo está expresado en un único documento, sino como una compleja interdependencia de múltiples contenidos. Para ello, NORMA K-Factor provee un ambiente de administración de proyectos que permite gestionar tanto contenidos individuales como desarrollos complejos que afectan a múltiples objetos. Cada proyecto puede descomponerse en subproyectos, lo que facilita la delegación, el trabajo en equipo y la supervisión de los desarrollos. Puede también definirse libremente la secuencia de aprobaciones que deberán seguir los cambios antes de su publicación.

Las modificaciones también pueden ser vistas desde el portal con sólo disponer de permiso de lectura por el respectivo proyecto. Esto tiene la ventaja de poder apreciar los mismos en forma contextualizada con los demás contenidos, tal como se verán una vez publicados, lo que constituye una herramienta ideal para generar prototipos o pruebas piloto, sin riesgos ni trabajo adicional.

Versionado

Se describía más arriba al conocimiento operativo como aquel que define el modelo de comportamiento de la organización. Pero no es sólo cuestión de disponer de una buena foto de la organización. Se trata de facilitar la mejora continua del conocimiento para que contribuya más y mejor cada día a los objetivos de la organización. La simple acumulación de documentos, producto de la captura o relevamiento en sus fuentes, no asegura de por sí, un conocimiento consistente, y mucho menos estimula su mejoramiento. Esto es particularmente sensible en los modelos de procesos y su articulación con la estructura de organización y el conocimiento documental. NORMA K-Factor es la única tecnología para la gestión del conocimiento que, además de facilitar la integración a través de su exclusiva arquitectura Objeto / Relación, incorpora poderosas herramientas de modelización que facilitan la mejora permanente de los procesos. Un conocimiento “vivo”, siempre mejorado, hace a una organización que aprende de su experiencia, que evoluciona, que no sólo puede gestionar los cambios impuestos por el entorno, sino sacar ventaja de ellos.

Las múltiples perspectivas del conocimiento

Además del cambio y estructuras de contenidos complejas, una adecuada gestión del conocimiento operativo debe también resolver cuestiones tales como atender múltiples comunidades de usuarios con diferentes necesidades y perspectivas. Ejemplos de estas comunidades pueden ser: personal a cargo de la gestión administrativa, comercial, financiera, etc.; especialistas en áreas temáticas tales como impuestos, contabilidad, recursos humanos, etc.; auditores internos y externos; externos vinculados al negocio (clientes, proveedores, consultores, etc.); etc.

Atender adecuadamente a sus necesidades particulares, ha llevado en muchos casos a diversificar las bases informativas y aún las herramientas de soporte. Ello ha derivado en un verdadero caos informático, contribuyendo aún más a la desactualización e inconsistencia de los contenidos. El diseño de un procedimiento no puede ser distinto si es requerido por un auditor ISO, por el responsable de cumplimentar los requerimientos de SOX, o por el analista que está tratando de optimizar dicho proceso. Pero, inevitablemente, si recurren a fuentes diferentes, en muy poco tiempo estarán obteniendo resultados diferentes a un costo mucho mayor.

NORMA K-Factor permite atender a todas las necesidades de la comunicación del conocimiento operativo desde un único repositorio corporativo integrado, consistente y siempre actualizado.